Muss Einsatzleitsoftware ausgeschrieben werden?

Viele Gemeinden und Landkreise gehen davon aus, dass sie für die Beschaffung von Alarmierungssoftware oder Einsatzinformationssystemen ein förmliches Vergabeverfahren durchführen müssen. Ein Blick auf die aktuellen Schwellenwerte und die tatsächlichen Lizenzkosten zeigt: In den meisten Fällen ist das nicht erforderlich.

Wann muss überhaupt ausgeschrieben werden?

Öffentliche Auftraggeber — also Städte, Gemeinden, Landkreise und Zweckverbände — sind an das Vergaberecht gebunden, wenn sie Liefer- oder Dienstleistungen beschaffen. Die zentrale Frage lautet: Liegt der geschätzte Auftragswert über oder unter dem maßgeblichen Schwellenwert?

Seit dem 1. Januar 2026 gelten neue EU-Schwellenwerte. Für Liefer- und Dienstleistungsaufträge kommunaler Auftraggeber liegt der EU-Schwellenwert bei 216.000 Euro netto. Erst ab diesem Wert ist eine europaweite Ausschreibung nach der Vergabeverordnung (VgV) zwingend vorgeschrieben. Unterhalb dieses Schwellenwerts greift die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), die deutlich einfachere Verfahren ermöglicht.

Was gilt unterhalb des EU-Schwellenwerts?

Im Unterschwellenbereich richten sich die Vergaberegeln nach der UVgO und den jeweiligen Landesvergabegesetzen. Die Wertgrenzen unterscheiden sich je nach Bundesland erheblich, bewegen sich aber in folgendem Rahmen:

Direktauftrag (formlose Vergabe): Je nach Bundesland und aktueller Landesregelung sind Direktaufträge ohne jede förmliche Vergabe bis zu einem Auftragswert von 10.000 bis 50.000 Euro netto möglich. Einige Bundesländer wie Bayern erlauben Direktaufträge sogar bis 250.000 Euro netto. Der Bund plant im Rahmen des Vergabebeschleunigungsgesetzes eine Anhebung auf 50.000 Euro.

Verhandlungsvergabe / Beschränkte Ausschreibung: Bis zu Wertgrenzen zwischen 100.000 und 150.000 Euro netto können viele Kommunen Verhandlungsvergaben oder beschränkte Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb durchführen — also gezielt wenige Anbieter zur Angebotsabgabe auffordern.

Wie wird der Auftragswert bei Software berechnet?

Entscheidend ist die korrekte Schätzung des Auftragswerts nach § 3 VgV. Bei Softwarelizenzen mit begrenzter Laufzeit ist der Gesamtwert über die vorgesehene Vertragslaufzeit maßgeblich. Bei Verträgen bis 48 Monaten wird der Gesamtwert über diese Laufzeit herangezogen; bei längeren oder unbefristeten Verträgen das 48-fache des Monatswerts.

Wichtig: Einmalige Einrichtungskosten, Schulungen und optionale Erweiterungen müssen in die Schätzung einfließen. Allerdings dürfen funktional eigenständige Leistungen — etwa der Kauf von Hardware wie Monitoren oder Tablets — getrennt vergeben werden, sofern keine künstliche Aufteilung zur Umgehung der Schwellenwerte vorliegt.

Was kostet Einsatzleitsoftware tatsächlich?

Moderne Alarmierungs- und Einsatzinformationssysteme für Feuerwehren werden überwiegend als cloudbasierte SaaS-Lösungen angeboten. Die Lizenzkosten richten sich typischerweise nach der Anzahl der Nutzer und liegen bei den etablierten Anbietern im DACH-Raum in einer erstaunlich niedrigen Größenordnung.

Rechenbeispiel 1: Freiwillige Feuerwehr einer Gemeinde (80 aktive Einsatzkräfte)

Typische Jahreskosten für Alarmierungs- und Einsatzinformationssoftware liegen zwischen 300 und 800 Euro pro Jahr — je nach Anbieter und Funktionsumfang. Selbst über einen Schätzzeitraum von 48 Monaten ergibt sich ein Gesamtauftragswert von lediglich 1.200 bis 3.200 Euro.

Das liegt nicht nur weit unterhalb des EU-Schwellenwerts von 216.000 Euro, sondern auch deutlich unter der niedrigsten Direktauftrag-Grenze von 10.000 Euro. Eine Gemeinde kann diese Software also formlos beschaffen — ohne Ausschreibung, ohne Vergabevermerk, ohne Wartefristen.

Rechenbeispiel 2: Landkreis mit 2.000 Einsatzkräften

Auch bei einem Landkreis, der flächendeckend eine Alarmierungslösung für alle Gemeindefeuerwehren einführt, bewegen sich die Jahreskosten typischerweise zwischen 10.000 und 20.000 Euro. Über 48 Monate liegt der geschätzte Auftragswert damit bei 40.000 bis 80.000 Euro.

Dieser Betrag liegt deutlich unterhalb des EU-Schwellenwerts. In den meisten Bundesländern ist sogar eine Direktvergabe oder eine vereinfachte Verhandlungsvergabe möglich. Ein europaweites Vergabeverfahren mit Bekanntmachung im EU-Amtsblatt, mehrstufigem Verfahren und Nachprüfungsmöglichkeit ist hier nicht erforderlich.

Kosten einer förmlichen Ausschreibung im Vergleich

Die Durchführung eines förmlichen Vergabeverfahrens verursacht erheblichen Aufwand — intern wie extern. Vergabestellen rechnen für ein offenes oder nichtoffenes Verfahren im Unterschwellenbereich mit einem Verwaltungsaufwand von 5.000 bis 15.000 Euro. Bei europaweiten Verfahren steigt dieser Aufwand leicht auf 15.000 bis 30.000 Euro oder mehr, insbesondere wenn externe Vergabeberatung hinzugezogen wird.

Das bedeutet: Bei einer Alarmierungssoftware für eine Gemeinde würden die Kosten des Vergabeverfahrens den eigentlichen Auftragswert um ein Vielfaches übersteigen. Selbst bei einem Landkreis können die Vergabekosten in einer ähnlichen Größenordnung wie die Softwarekosten liegen.

Was bedeutet das für die Praxis?

Kommunen, die Einsatzleitsoftware, Alarmierungs-Apps oder Einsatzinformationssysteme für ihre Feuerwehren beschaffen möchten, sollten zunächst eine sorgfältige Auftragswertschätzung durchführen. In den allermeisten Fällen wird das Ergebnis sein:

• Einzelne Gemeinden können Alarmierungs- und Einsatzinformationssoftware fast immer als Direktauftrag vergeben — der Auftragswert liegt typischerweise bei wenigen hundert bis wenigen tausend Euro pro Jahr.
• Landkreise und größere Städte bewegen sich auch bei flächendeckender Einführung meist im Bereich der Verhandlungsvergabe oder der beschränkten Ausschreibung — ein europaweites Verfahren ist in der Regel nicht nötig.
• Eine formlose Markterkundung — also das Einholen von Informationen und Angeboten verschiedener Anbieter ohne förmliches Verfahren — ist unterhalb der Schwellenwerte nicht nur zulässig, sondern vergaberechtlich sogar empfehlenswert, um wirtschaftlich zu beschaffen.

Fazit

Die Digitalisierung der Feuerwehr-Alarmierung und Einsatzunterstützung scheitert in der Praxis häufig nicht an den Kosten, sondern an der irrigen Annahme, ein aufwendiges Vergabeverfahren durchführen zu müssen. Die tatsächlichen Lizenzkosten moderner SaaS-Lösungen liegen so niedrig, dass selbst bei einer konservativen Auftragswertschätzung über 48 Monate der EU-Schwellenwert bei weitem nicht erreicht wird. Kommunen können und sollten diesen Spielraum nutzen, um ihre Feuerwehren schnell und unkompliziert mit zeitgemäßer Software auszustatten — ganz ohne Ausschreibung.

Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine vergaberechtliche Beratung im Einzelfall. Die konkreten Wertgrenzen richten sich nach dem jeweiligen Landesrecht und können sich ändern. Stand: Juni 2026.

Über Feuer Software GmbH: Wir entwickeln Software für Behörden und Organisationen mit Sicherheitsaufgaben — von der Alarmierung über den EinsatzMonitor bis zur Fahrzeuglösung. Unsere Produkte werden von tausenden Feuerwehren im deutschsprachigen Raum eingesetzt. Mehr unter feuersoftware.com.